Was tun wenn dein Kunde nicht zahlt Teil 2 - ein Interview mit Andreas Horneff

Du sitzt wieder einmal in deinem Büro und brütest über einen Kunden, der seine Rechnung nicht bezahlt hat, obwohl du ihm schon zwei Mahnungen geschickt hast. Wie soll es mit dieser Rechnung jetzt weitergehen? Wie kommst du am einfachsten an dein Geld? Was hättest du vorher besser machen können? Naja, ehrlicherweise musst du zugeben, dass du dich mit diesem Thema bis jetzt nicht wirklich intensiv beschäftigt hast. Gut nun wird es Zeit dies zu ändern. Dies ist der zweite Teil von dem Interview mit Andreas Horneff.

Andreas Horneff ist Volljurist und blickt auf eine lange Zeit im Forderungsmanagement zurück. Er hat im Forderungsmanagement sowohl als zugelassener Rechtsanwalt, als auch in verschiedenen Positionen in Inkassofirmen gearbeitet. Aus diesem Grund habe ich ihn als Experten zu diesem speziellen Thema zum Interview eingeladen.

Andreas Horneff

Unser Austausch war intensiver als ursprünglich geplant und deswegen habe ich mich entschieden das Interview zu teilen. Im ersten Teil ging es um die Fragen wann und wie sich Inkasso überhaupt lohnt, mit was für Kosten du als Unternehmer rechnen musst und was du machen kannst du um diese für dich zu reduzieren.

Jetzt im zweiten Teil diskutieren wir die Frage ob man das Nachfassen besser selber machen sollte oder doch dem Profi überlässt. Zudem schauen wir welche Alternativen es gibt um beim Rechnungskauf die eigene Position zu stärken.

Lars Funke:

Andreas, sollte man als Händler oder Unternehmer unbezahlte Forderungen selbst bearbeiten? Wenn ja, bis zu welchem Schritt? 

Andreas Horneff:

Das ist schwierig, das so pauschal mit Ja oder Nein zu beantworten. Da spielen viele Faktoren eine entscheidende Rolle. Angefangen von der Menge der unbezahlten Rechnungen bis hin zur Manpower, beziehungsweise der Kapazitäten, die man in einem Unternehmen in diese Prozesse investieren möchte. 

Viele Dienstleister bieten zum Beispiel auch Debitorenmanagement oder kaufmännische Mahnprozesse an, da sie diese kostengünstiger und zeitlich straffer abbilden können, als das Unternehmen selbst. Das ist aber Ansichtssache und Unternehmenspolitik, ob man bereits das Mahnen „abgeben“ möchte, oder ob man das selbst übernimmt und zum Beispiel erst nach dem kaufmännischen Mahnen an einen Dienstleister übergibt. 

Natürlich kann man den Prozess auch selbstständig bis zur letzten Instanz durchführen. Das kann Sinn machen, wenn man entsprechend viele unbezahlte Rechnungen und geschultes Personal zur Verfügung hat. Meist wird aber ein Unternehmen sowohl personell, als auch von der technischen Ausstattung her, Forderungen nicht auf dem Niveau bearbeiten zu können, wie ein Dienstleister, der die Forderungsbeitreibung als Kernkompetenz für seine Kunden erbringt und der von einer speziellen, professionellen Forderungsmanagement-Software unterstützt wird. 

Wichtig ist bei der Entscheidung auch, dass man immer kritisch auf die Kostenseite schaut. Denn die eigenen Personen bzw. Mitarbeiter eines Unternehmens, die die offenen Rechnungen bearbeiten, muss das Unternehmen selbst bezahlen. Dazu kommen noch der Arbeitsplatz und die sonstigen Kosten, die man für einen eigenen Mitarbeiter aufwenden muss. 

Wenn man einen Dienstleister findet, der für den Gläubiger grundsätzlich kostenfrei arbeitet, hat man den Vorteil, in keinem Fall seinem schlechten Geld noch gutes Geld hinterherwerfen zu müssen. Wichtig ist hier den potentiellen Partner ausdrücklich nach den Gebühren im Nichterfolgsfall zu fragen. Im Erfolgsfall werden die Gebühren nämlich ohnehin vom Schuldner getragen. 

Entschließt man sich, den Prozess des Nachfassens selbst zu starten, rate ich immer, die Mahnung freundlich, aber auch klar und bestimmt zu formulieren. Hier reicht eine einzige Mahnung vollkommen aus. Viele handhaben das jedoch anders und schreiben mehrere Mahnungen hintereinander – erfahrungsgemäß bringt das aber nicht den gewünschten Erfolg, sondern verlängert nur unnötig den gesamten Prozess. 

Um zu sehen, ob sich mehr als eine Mahnung lohnt, sollte man sich die Zahlungsquoten nach der ersten, zweiten und dritten Mahnung, etc. ansehen. 

Hierbei erkennt man meistens, dass nach der ersten Mahnung gerne mehr als 30 % der Schuldner zahlen. Bei der zweiten Mahnung und allen weiteren Mahnungen sind 

es dann oft deutlich unter einem Prozent. Ob sich solch eine zweite oder dritte Mahnung lohnt, sollte wohl überlegt sein. 

Im nächsten Schritt kann man selbst telefonisch oder persönlich versuchen Kontakt zu dem Kunden/Schuldner aufzunehmen und in ein klärendes Gespräch zu kommen. Oft wird das aber als unangenehm empfunden und von den eigenen Mitarbeitern im Unternehmen daher nicht gerne umgesetzt. Aus diesem Grund kann man natürlich auch hier schon den Fall nach der ersten Mahnung direkt an einen Dienstleister übergeben. 

Spätestens aber, wenn auch der eigene Klärungsversuch erfolglos bleibt, wäre meine Empfehlung, dass die weitere Bearbeitung ein entsprechender Dienstleister übernimmt, der auf solche Fälle spezialisiert ist. 

Für Dienstleister im Forderungsmanagement gehört das Telefonieren und Kommunizieren mit Schuldnern zu den täglichen Kernaufgaben, wofür das Personal speziell geschult ist. Sie sind dafür ausgebildet, diese Gespräche deeskalierend, professionell und zielführend im Sinne der Kunden zu führen. 

Fakt ist, dass alles in allem eine teilweise oder vollständige Auslagerung der Forderungsmanagementprozesse in der Regel zu einem schnelleren und höheren Geldeingang führen wird und damit dem Unternehmen wieder schneller eine höhere Liquidität zur Verfügung steht. 

Lars Funke:

Ist Rechnungskauf mit Absicherung oder Factoring eine sinnvolle Alternative?

Andreas Horneff:

Das muss jede Firma individuell für sich entscheiden, ob diese Art der Absicherung für sie sinnvoll ist. Da gibt es kein richtig oder falsch, da auch das „gute Gefühl“ eine Rolle spielen kann. 

Gut wäre allerdings, wenn man das Gefühl hier etwas hintenanstellen kann und man die Entscheidung dafür oder dagegen auf der Basis von Zahlen trifft. Denn eines ist sicher, Absicherung kostet Geld! 

Ob das gut investiert ist, muss man unter der Berücksichtigung des jeweiligen Geschäftsmodells und der Höhe der Rechnungen entscheiden, die beim jeweiligen Geschäftsmodell entstehen. 

Wenn man sich zum Beispiel einmal E-Commerce Unternehmen anschaut: ibi research (ibi research an der Universität Regensburg GmbH) veröffentlicht immer wieder Studien zu der Anzahl von Zahlungsstörungen beim Rechnungskauf. 

Danach begleichen über 93 % aller Käufer ihre Rechnung ordnungsgemäß. Das bedeutet, dass nur weniger als 7 % aller Rechnungen nicht fristgerecht gezahlt oder nicht vollständig gutgeschrieben werden. 

Die Absicherung zahlt man aber auf alle Rechnungen. Auch auf die, die ohne Probleme vollständig bezahlt worden wären. 

Mit diesen Zahlen im Hinterkopf kann man auf Basis der eigenen Zahlen ausrechnen, ob diese Art der Rechnungsabsicherung für das eigene Unternehmen Sinn macht. 

Zu berücksichtigen ist natürlich auch ein guter, straffer und moderner Forderungsmanagement-Prozess mit den zahlungsgestörten Rechnungen. Die offenen Posten sind ja nicht auf ewig verloren. Mit guten eigenen Mitarbeitern oder einem guten Dienstleister kann man, je nach Branche und Höhe der Forderungen, auch deutlich mehr als 50 % der unbezahlten Rechnungen in kurzer Zeit realisieren. 

Letztendlich gibt man bei der Nutzung von Absicherungsinstrumenten meist auch die eigene Kontrolle und Entscheidungshoheit für die Akzeptanz möglicher Kunden seines Geschäftes ab. Denn der Sicherungsgeber kann aufgrund zu strenger Bonitätsanforderungen viele Kunden abweisen und nicht akzeptieren. Das ist absolut umsatzrelevant! 

Bei E-Commerce-Unternehmen werden die Kunden zum Beispiel gerne vom Sicherungsgeber auf sichere Zahlarten verwiesen. Wenn aber die „Wunschzahlart“ des Kunden nicht angeboten wird, brechen viele Kunden den Kaufprozess ab. Ärgerlich ist das, wenn es hier zu einem Abbruch kommt, obwohl die Bonität immer noch so gut ist, dass man selbst eine Lieferung auf Rechnung oder per Lastschrift vorgenommen hätte. Man ist dann einfach nicht mehr Herr seines Unternehmens. 

Dies war der zweite Teil unseres Interviews. Teil drei folgt in einer Woche. In diesem diskutieren wir ob man lieber ein Inkasso-Dienstleister oder doch gleich einen Anwalt einschalten sollte. Zudem gibt uns Andreas noch einen kurzen Einblick in die verschiedenen Eskalationsstufen.

Wenn du mehr Informationen zu dem Thema möchtest oder dich einfach mal mit einem Experten dazu unterhalten möchtest, dann kannst du Andreas per E-MailLinkedin oder Xing - oder auch mich - gerne direkt kontaktieren. 

 

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