Was tun wenn dein Kunde nicht zahlt - ein Interview mit Andreas Horneff

Du sitzt wieder einmal in deinem Büro und brütest über einen Kunden, der seine Rechnung nicht bezahlt hat, obwohl du ihm schon zwei Mahnungen geschickt hast. Wie soll es mit dieser Rechnung jetzt weitergehen? Wie kommst du am einfachsten an dein Geld? Was hättest du vorher besser machen können? Naja, ehrlicherweise musst du zugeben, dass du dich mit diesem Thema bis jetzt nicht wirklich intensiv beschäftigt hast. Gut nun wird es Zeit dies zu ändern. Am besten fängst du gleich mit dem folgenden Interview an.

Andreas Horneff ist Volljurist und blickt auf eine lange Zeit im Forderungsmanagement zurück. Er hat im Forderungsmanagement sowohl als zugelassener Rechtsanwalt, als auch in verschiedenen Positionen in Inkassofirmen gearbeitet. Aus diesem Grund habe ich ihn als Experten zu diesem speziellen Thema zum Interview eingeladen.

 

 

Unser Austausch war intensiver als ursprünglich geplant und deswegen habe ich mich entschieden das Interview zu teilen. Hier im ersten Teil geht es um die Fragen wann und wie sich das überhaupt lohnt, mit was für Kosten du als Unternehmer rechnen musst und was du machen kannst du um diese für dich zu reduzieren.


Lars Funke:
Andreas, immer wieder höre ich von Unternehmern die Frage "Was mache ich mit meinen unbezahlten Rechnungen? Die Forderung abschreiben, ins Inkasso geben oder direkt zum Anwalt?"
Du als Experte im Bereich Forderungsmanagement kennst ja beide Seiten der Medaille, da du sowohl auf der anwaltlichen Seite als auch auf der Inkasso-Seite viel Zeit verbracht hast. Lohnt sich das Nachfassen bei Kunden überhaupt, wenn sie die Rechnungen nicht bezahlen?


Andreas Horneff:
Ja, das Nachfassen lohnt sich definitiv. Diese Frage bekomme ich sehr häufig gestellt, aber hier gibt es für mich keine Zweifel, denn schließlich haben die wenigsten Menschen Geld zu verschenken, oder?
Immerhin wurde ja auch eine entsprechende Dienstleistung erbracht, oder ein Produkt geliefert. Dann steht einem doch auch das vereinbarte Entgelt zu! Außerdem sind dem Unternehmen Kosten entstanden, die nun auch zu begleichen sind.
Wie man allerdings nachfasst, beziehungsweise auch, was man unter Nachfassen versteht, variiert sicherlich ein wenig. Nachfassen an sich, kann zunächst einmal eine einfache schriftliche Mahnung sein und im nächsten Schritt auch ein klärendes Telefonat zum Beispiel. Die Frage, die man sich zu Anfang stellen sollte ist, ob man selbst nachfasst, beziehungsweise mahnt oder lieber einen entsprechenden Dienstleister nutzt. Wenn ich von Dienstleister spreche, meine ich natürlich jede Art von Dienstleister – also sowohl ein Inkassounternehmen als auch eine Anwaltskanzlei.
Es gibt Firmen, die im Namen des Gläubigers kaufmännisch mahnen. Oft  ist dies deutlich günstiger, als sein eigenes Personal für den Mahnprozess einzusetzen. Der Schuldner merkt dabei nicht, dass die Mahnung von einem Dienstleister kommt. Die eingehenden Gelder gehen direkt beim Gläubiger ein und können dort verbucht werden.

kaufmännisches Mahnen durch externe Dienstleister ist oft deutlich günstiger als die eigenen Mitarbeiter dafür einzusetzenkaufmännisches Mahnen durch externe Dienstleister ist oft deutlich günstiger als die eigenen Mitarbeiter dafür einzusetzen


Um festzustellen, welches Vorgehen die beste Lösung für das eigene Unternehmen darstellt, sollte man einmal versuchen die Kosten, die vom Erstellen bis hin zum Versand einer Rechnung anfallen (Personal, Druck, Porto, Briefumschlag etc.) zu definieren und aufzuschreiben. Wenn man seine eigenen Vollkosten kennt, kann man Angebote von Dienstleistern besser einschätzen und vergleichen.

Lars Funke:
Gibt es Fälle, bei denen sich ein Nachfassen nicht lohnt?


Andreas Horneff:
Tja – das ist eine gute Frage. Ich würde pauschal sagen, wie oben schon erwähnt, dass es sich erstmal immer lohnt. Außerdem ist es sogar für die Außenwirkung des eigenen Unternehmens extrem wichtig. Denn in entsprechenden Kreisen spricht es sich sonst schnell herum, dass man bei der entsprechenden Firma Dienstleistungen und/oder Produkte in Anspruch nehmen kann ohne sie bezahlen zu müssen.
Wenn ein Gläubiger jedoch zum Beispiel eine einmalige Einzelforderung in Höhe von bis zu 10 Euro hat, würde ich diese dann wirklich eher ausbuchen.
Habe ich aber zum Beispiel regelmäßig niedrige Forderungen, sollte man diese in jeden Fall nachfassen und keinesfalls einfach so ausbuchen.
Auch die Frage, wie weit man selbst gehen möchte in dem gesamten Prozess oder wann es sinnvoll ist, mit einem Dienstleister zusammen zu arbeiten, sollte man sich frühzeitig stellen und beantworten. Oft ist auch eine Kombination von externen und internen Prozessen eine sinnvolle und besonders effektive Lösung.
Hier empfiehlt es sich, unbedingt im Auge zu haben, dass es Dienstleister gibt, die im vorgerichtlichen Inkasso komplett ohne Kostenrisiko für den Auftraggeber arbeiten, damit man bei Kleinforderungen nicht noch zusätzlich Geld für die Bearbeitung investieren/drauflegen muss.
Um den guten Ruf des eigenen Unternehmens zu wahren, rate ich immer auch einen kritischen Blick auf die Inkasso- oder Rechtsanwaltskosten zu werfen, die der Dienstleister an den Schuldner berechnet. Hier gibt es nämlich auch enorme Unterschiede, sodass es hilfreich ist, diese Kosten im Vorhinein mit dem Dienstleister zu besprechen, um nicht im Nachhinein seine Kunden stark verärgert zu sehen.


Lars Funke:
Was kann man sich unter „Unterschiede bei den Gebühren“ vorstellen?


Andreas Horneff:
Am besten lässt es sich mit einem Beispiel erklären: wenn aus einer Forderung in Höhe von 15 Euro plötzlich über 100 Euro werden (weil ein Dienstleister immense Inkassogebühren auf die Hauptforderung draufschlägt), dann wird der Schuldner sicherlich wenig Verständnis dafür aufbringen und zur Zahlung noch weniger bereit sein. Das wäre sogar auch extrem reputationsschädigend für das Unternehmen und natürlich auch für den Dienstleister. Abgesehen davon, wäre es alles andere als zielführend im Sinne einer einvernehmlichen und schnellen Zahlung.
Hier würde ich auf jeden Fall immer auch bei dem Dienstleister nach reduzierten Gebühren bei Kleinforderungen fragen. Viele Dienstleister arbeiten aus Reputationsgründen mit freiwillig ermäßigten Gebühren. Hat man sich bezüglich der Gebühren am Schuldner geeinigt, sollten diese auch als Vertragsbestandteil festgehalten werden, sodass der Dienstleister diese nicht einseitig erhöhen kann.
Am 01.10.2021 wird auch das VVInkG (Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht in Kraft treten. Mit diesem Gesetz werden die Gebühren, die Inkassofirmen und Rechtsanwälte in Ansatz bringen dürfen genau festgesetzt.
Einige Inkassounternehmen (die Mitglieder des BDIU, Bundesverband Deutscher Inkassounternehmen e.V.) haben darüber hinaus einem neuen „Code of Conduct“ zugestimmt, der – nach eigener Aussage - eine zusätzliche Selbstregulierung zum Branchenstandard aller seriös arbeitenden Unternehmen machen möchte.

Dies war der erste Teil unseres Interviews. Teil zwei folgt in einer Woche. In diesem werden wir die Frage diskutieren ob man das Nachfassen besser selber machen sollte oder doch dem Profi überlässt. Zudem schauen wir welche Alternativen es gibt um beim Rechnungskauf die eigene Position zu stärken.

Wenn du mehr Informationen zu dem Thema möchtest oder dich einfach mal mit einem Experten dazu unterhalten möchtest, dann kannst du Andreas per E-Mail, Linkedin oder Xing - oder auch mich - gerne direkt kontaktieren. 

 

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